L'accesso in via "informale" consiste in una richiesta verbale all'ufficio competente esibendo un documento di identità.
L'accesso "formale" è necessario quando non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero quando sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse in base alle informazioni ed alle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento.
La domanda di accesso formale è sempre necessaria quando compromette il diritto alla riservatezza di terzi. La richiesta è redatta in carta semplice compilando il modulo predisposto dall'Amministrazione.
Le istanze relative alle attività produttive ai sensi del D.P.R. 7 settembre 2010 n. 160 e s.m.i. devono essere avviate attraverso lo Sportello Unico per le Attività Produttive.